Umstellung auf SEPA stellt neue Anforderungen an Softwarelösungen

2013-11-18 14:40:00
 
Am 1.Februar 2014 ist es soweit: Dann gelten die neuen Regelungen für den europäischen Zahlungsverkehr. Für Unternehmen und Verein ist dieser Stichtag verbindlich - private Verbraucher hingegen können ihre alte Kontoidentifikation noch bis zum 01.Februar 2016 nutzen. Die Umstellung auf das einheitliche Verfahren ist recht komplex und sollte daher sorgfältig geplant werden. Eine gute Hilfestellung bieten SEPA-fähige Softwarelösungen.

Vorteile des SEPA-Verfahrens

Die Schaffung eines einheitlichen Zahlungsraumes (Single Euro Payments Area, kurz: SEPA) ist sowohl für Unternehmen als auch für Privatkunden mit Änderungen verbunden. Durch diese soll den Zahlungsverkehr innerhalb der EU und in anderen Ländern vereinfacht und ein besonders schneller, günstiger Geldtransfer garantiert werden. Demnach benötigen künftig selbst grenzüberschreitende Überweisungen - sofern sie auf elektronischem Wege veranlasst wurden - lediglich einen Tag. Damit wird der Einkauf im Ausland deutlich attraktiver. Unternehmen profitieren zudem von der Möglichkeit, ihren ausländischen Kunden ähnliche Zahlungswege zur Verfügung stellen zu können wie inländischen Klienten. Ein weiterer Vorteil: Die Einrichtung eines firmeneigenen Kontos bei einem Finanzinstitut im Ausland ist nicht länger erforderlich. SEPA macht es Kunden aus anderen Ländern ganz einfach möglich, Zahlungen an deutsche Konten zu veranlassen. Somit können zusätzliche Verwaltungskosten gespart werden.

Die wichtigsten Änderungen im Überblick

Um eine Überweisung durchführen zu können, mussten bislang Kontonummer und Bankleitzahl angegeben werden. Gleiches galt für den Transfer via Lastschrift. Mit der Einführung des SEPA-Verfahrens geraten diese Informationen in Vergessenheit: Künftig erfolgt die Identifizierung des Kontos anhand von IBAN (International Bank Account Number) und BIC (Business Identifier Code, oftmals auch als SWIFT bezeichnet). Da die IBAN bereits Land und Bank erkennen lässt, wird der BIC jedoch nur im Rahmen grenzüberschreitender Transaktionen benötigt. Änderungen ergeben sich auch im Hinblick auf das weit verbreitete Lastschriftverfahren. Dieses lässt sich in Zukunft auch grenzüberschreitend nutzen - erfährt dabei allerdings eine deutliche Modifizierung. Die bekannte Einzugsermächtigung wird fortan als SEPA-Basis-Lastschrift geführt, für die ein SEPA-Mandat erteilt werden muss. Dieses muss eine eindeutige Identifizierung des Gläubigers ermöglichen und neben dessen ID auch eine Referenznummer enthalten. Die Verwendung der SEPA-Firmen-Lastschrift wiederum ist ausschließlich zwischen Unternehmen möglich. Weitere Informationen finden sich zum Beispiel im Online-Portal von Lexware.

Aktualisierung von Softwarelösungen ist unumgänglich

Allein schon die Ablösung der bisherigen Kontoinformationen durch IBAN und BIC macht eine Anpassung der Buchhaltungssoftware notwendig: In den Stammdaten müssen nicht nur die Formate, sondern auch die Feldinhalte geändert werden. Doch auch die mit der Einführung der SEPA-Mandate veränderten Fristen machen eine Aktualisierung der Programme zwingend erforderlich. Wird diese nicht vorgenommen, ist eine Berücksichtigung nicht möglich. SEPA-fähig ist allerdings nicht jede Softwarelösung. Während aktuelle Lösungen in der Regel sowohl die derzeit bestehenden Zahlungsverfahren als auch das zukünftige SEPA-Verfahren unterstützen, müssen andere Hersteller ihre Programme erst noch an die neuen Anforderungen anpassen. Wann das wichtige Update zur Verfügung gestellt wird, kann direkt beim Anbieter erfragt werden.

Umstellung auf Knopfdruck

Die Einführung des SEPA-Verfahrens bietet viele Vorteile, macht dabei aber eine Aktualisierung der Softwarelösungen erforderlich. Besonders einfach wird die Anpassung durch einen integrierten SEPA-Konverter: Dieser nimmt eine automatische Umwandlung der bisherigen Kontoinformationen in IBAN und BIC vor und erleichtert so die Umstellung des vorhandenen Datenbestandes.
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