Digitale Belege problemlos archivieren

Bereits jeder zweite Bürger in Deutschland setzt Scanner oder das Smartphone ein, um Rechnungen oder sonstige Dokumente digital zu archivieren. Bis zum papierlosen Zuhause ist es aber noch ein weiter, wenn nicht sogar unerwünschter Weg.

Alle Belege digital in einem Ordner abzulegen und bei Bedarf, wenn zum Beispiel die Steuererklärung zu machen ist, sofort zur Hand haben: Wer so perfekt organisiert ist, setzt meistens einen Scanner ein, nutzt eine App oder einfach die Fotofunktion des Smartphones und lädt die Bilder anschließen in einen Cloudspeicher. Das setzt natürlich viel Disziplin voraus, die Dokumente immer sofort zu digitalisieren, wenn sie beispielsweise per Post ins Haus kommen, oder sie erst einmal in eine Kiste abzulegen und später gesammelt zu erfassen.

Immerhin: Fast die Hälfte aller Deutschen scannen oder fotografieren einen Teil ihrer Unterlagen, jeder Fünfte tut dies sogar regelmäßig, hat der ITK-Branchenverband Bitkom in einer Umfrage unter 1.000 Personen festgestellt.

Es gibt dafür mittlerweile unzählige Apps, die in den Stores unter den Stichwörtern "Dokumentenscanner", "PDF Converter" oder "Cloudspeicher" zu finden sind. Sie wandeln Fotos in PDFs um oder PDFs in Text. Wer keine Cloudspeicher einsetzen will, greift zum Drucker mit Scannerfunktion und speichert auf der lokalen Festplatte eines PCs. Viele Rechnungen, wie die der Mobilfunkunternehmen, werden ohnehin digital per E-Mail zugestellt und sind im persönlichen Online-Konto des jeweiligen Anbieters archiviert. Nur Behörden tun sich schwer mit der Digitalisierung und auch die meisten Arztrechnungen kommen noch per Post.

Ob aber die Meterlangen Regale mit dicken Aktenordnern schon sehr bald der Vergangenheit angehören werden, wie sich das der Bitkom-Mitarbeiter Nils Britze so vorstellt, sei dahingestellt. Natürlich schützt ein Cloudspeicher vor Wasser- oder Brandschaden. Andererseits gibt es keinen 100-prozentigen Schutz, dass Cloudspeicher etwa von Google, Microsoft oder Dropbox Unbefugten den Zugang zu sensiblen Dokumenten verweigern. Das muss noch nicht einmal an den Anbietern liegen, wenn sie Sicherheitslöcher offen lassen. Schon ein schwaches Passwort zum jeweiligen Konto genügt und ein Nutzer büßt für seine fahrlässige Auswahl eines unzureichenden Passworts.

Aber auch die lokale Sicherung auf der Festplatte schützt nicht automatisch vor unerwünschtem Zugriff. Ist der PC mit dem Internet verbunden und wurde keine Security-Software installiert, können Hacker Trojaner auf dem Rechner platzieren und aus der Ferne die Kontrolle übernehmen. Günstige Security Software bekommen Sie bei uns.

7,7 Ordner besitzt jede Bürgerin und jeder Bürger im Schnitt, jeder Fünfte sogar zehn oder mehr Aktenordner, hat der Bitkom zusätzlich ermittelt. Ganz auf Papier verzichten wollen die Deutschen derzeit offenbar nicht – ganz nach dem Zitat von Johann Wolfgang von Goethe: Was man schwarz auf weiß besitzt, kann man getrost nach Hause tragen.

Bildquelle: Gisbert Heim / Pixelio.de

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