Steuertipp: Elektronisches Fahrtenbuch korrekt führen

Nicht alle elektronischen Fahrtenbücher werden vom Finanzamt anerkannt. Wer seine beruflichen Reisen in einer Excel-Tabelle festhält, geht leer aus.

Wer oft mit seinem privaten Fahrzeug geschäftlich unterwegs ist, kann die Aufwendungen pro Kilometer ermitteln und diese Ausgaben am Ende des Jahres steuerlich geltend machen. Selbstständige und kleinere Gewerbetreibende, die kein eigenes Geschäftsfahrzeug besitzen, können so den Anteil der beruflichen Nutzung ihres privaten Autos ermitteln und Steuer sparen. Ebenso Angestellte, die von ihrem Arbeitgeber einen Dienstwagen auch zur privaten Verwendung gestellt bekommen, aber auf eine pauschale Versteuerung verzichten. Viele tragen ihre Reisen in eine Excel-Datei auf dem PC ein, weil sich die gefahrenen Kilometer und die Kosten bequem mit einer Formel saldieren lassen. Außerdem sind die ausgedruckten Seiten des elektronischen Fahrtenbuchs - anders als handschriftlich geführte Fahrtenbüchlein - fein säuberlich lesbar. Doch die böse Überraschung kommt mit dem Steuerbescheid.

Die Finanzämter drücken zwar bei kleinen Fehlern in der Aufzeichnung dienstlicher Reisen meist ein Auge zu, doch solche ausgedruckten Listen des elektronischen Fahrtenbuchs gehören zu den gravierenden Formverstößen und werden daher nicht anerkannt. Da Nutzer in einem beispielsweise in Excel geführten Fahrtenbuch jederzeit Angaben ändern können, wird der Ausdruck einer solchen Datei als Nachweis für dienstliche Reisen abgelehnt. Zahlreiche Urteile der Finanzgerichte bestätigen diese Regelung, auch wenn der Steuerpflichtige sonst alle erforderlichen Angaben wie Kilometerstände vor und nach der Dienstreise, Ausgangs- und Zielort sowie Grund der Geschäftsfahrt aufgeführt hat.

Zuletzt hatte das oberste Gericht in Steuerangelegenheiten, der Bundesfinanzhof, diese strikte Haltung der Finanzämter höchstrichterlich bestätigt. Unvollständige Angaben im Fahrtenbuch führen dazu, dass die Kosten nicht anerkannt werden, auch wenn der Steuerpflichtige nachträgliche Angaben aus anderen Quellen wie zum Beispiel aus Terminkalendern beim Finanzamt einreicht (BFH, AZ. VI R 33/10).

Wer ein elektronisches Fahrtenbuch führt, sollte beim Kauf einer Software darauf achten, dass sie einen Hinweis »gesetzlich zugelassen« oder ähnliches trägt. Außerdem sollte der Nutzer alle im Programm vorgegebenen Angaben einer Fahrt penibel genau ausfüllen.

Bildquelle: GG-Berlin / Pixelio.de

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