Bislang hat es gereicht, wenn kleine Gewerbetreibende oder Freiberufler ihre Einnahmen und Ausgaben in einer Tabelle vermerkten und ihre Rechnungen per Word oder Excel erstellten und die Dateien auf einem Computer speicherten. Mit dieser einfachen Buchhaltung ist aber nun Schluss. Seit Jahresanfang hat das Bundesfinanzministerium die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff", kurz GoBD, in Kraft gesetzt. So schreiben diese Regeln zwingend vor, wie Rechnungen, die Selbständige von anderen bekommen oder selbst schreiben, formatiert und zehn Jahre lang revisionssicher aufbewahrt und die Buchhaltung geführt und gesichert werden muss.
Beispielsweise reicht es nicht mehr, digital erhaltene Rechnungen auszudrucken und die Kopien aufzubewahren. Ausgangsrechnungen müssen hingegen so digital archiviert werden, dass nachträgliche Aenderungen nicht vorgenommen werden dürfen.
Werden die Vorschriften der GoBD nicht eingehalten und kommt es zu einer Betriebsprüfung, kann das sehr teuer werden. Die Finanzämter dürfen dann Gewinne und Verluste schätzen. Es kommt aber noch dicker: Die einbehaltene Vorsteuer, die Selbständige abziehen, müssen dann zurückbezahlt werden, und zwar rückwirkend bis zu fünf Jahre.
Selbständige sollten jetzt auf Buchhaltungsprogramme umsteigen und darauf achten, dass die Software GoBD-konform ist. Wer keine Installationen möchte, kann auch auf zahlreiche Cloud-Versionen einschlägiger Softwarehersteller für Buchhaltung zurückgreifen. Cloud-Varianten wie Lexoffice, Sage Buchhaltung oder Easybill haben im Vergleich zur Excel-Buchhaltung auch für Kleingewerbetreibende deutliche Vorteile: Sie schaffen Transparenz im Rechnungswesen, bieten einen guten &UUML;berblick über Zahlungsein- und ausgänge, es lassen sich die Buchungen der Bankkonten in Echtzeit einbinden und den Belegen zuordnen. Außerdem können per App Belege erfasst und dauerhaft in den Systemen archiviert werden. So geht nichts verloren. Wer einen Steuerberater hat, kann zudem über Datev-Schnittstellen Buchhaltungsdaten bequem übertragen. Das spart viel Zeit.
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