Vom papierlosen Büro wird meist nur geträumt, in der Realität fallen im Büro nach wie vor Berge von Papier an. Rechnungen beispielsweise werden wie eh und je ausgedruckt und per Post verschickt. Der elektronische Versand ist noch die Ausnahme, obwohl Firmen viel Geld sparen könnten, wenn sie ihre Rechnungen per E-Mail verschicken würden. Vor allem Internet- und Telekommunikationsunternehmen tun dies bereits häufig. Insgesamt gesehen verschickt aber nur jede vierte Firma in Deutschland Rechnungen elektronisch.
Den Grund für die Zurückhaltung sehen Experten darin, dass sich die vereinfachte Verwaltungsregelung des Bundesfinanzministeriums noch nicht herumgesprochen hat. Elektronische Signaturen oder komplizierte Datenaustauschverfahren, die das Finanzamt bisher verlangt hatte, sind weggefallen. Ob eine Rechnung auf Papier oder per E-Mail verschickt wird, ist nach der neuen Rechtslage unerheblich. Jede Rechnung muss dieselben umsatzsteuerlichen Vorgaben an Authentizität, Integrität und Lesbarkeit erfüllen. Besondere Anforderungen an elektronische Rechnungen gibt es jetzt nicht mehr.
Grundsätzlich gelten die Pflichten, die das Finanzamt an papiergebundene Rechnungen stellt, auch für die elektronische Rechnungslegung. Es gelten die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Danach muss die Verarbeitung der Rechnungsdaten und die Durchführung des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens dokumentiert werden. Diese Verfahrensdokumentation muss wie die eigentliche Rechnung für zehn Jahre aufbewahrt werden. Eine zusätzliche Belastung durch den elektronischen Rechnungsversand entsteht den Unternehmen damit nicht.
Bildquelle: Deutsche Post AG
